Tietosuojaseloste

 

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Ilkkas’ Creative Studio  Oy (”Yhtiö” tai “ICS”) käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja yhtiö kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten rekisteröity voi vaikuttaa käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, jota Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

​”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea yhtiön liiketoimintaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Yhtiön asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden sekä työntekijöiden, työnhakijoiden, roolitukseen osallistuvien sekä avustajien henkilötietojen käsittelyyn. Edellytämme, että kaikki edellä mainitut tahot perehtyvät tähän tietosuojaselosteeseen ennen osallistumista Yhtiön toimintaan, tuotantoihin tai muutoin antavat tietoja Yhtiölle.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Ilkkas’ Creative Studio Oy, 3308536-2, Ratinankuja 1, 33100 Tampere

Rekisterinpitäjän edustaja & tietosuojavastaava: Ilkka Rahkonen.

Yhteystiedot: [email protected]  

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

Sopimussuhteet:
•    asiakas- ja palvelusopimusten täytäntöönpano
•    työsopimukset

Markkinointi:
•    palveluita koskevaan personoitu asiakaspalvelu ja kohdennettu asiakasviestintä sekä palveluiden käytön seuranta
•    markkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille

Sisäiset toiminnot ja niiden hallinnointi:
•    liiketoiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tuotekehitys
•    palveluiden tuottaminen ja laadunvarmistus
•    immateriaalioikeuksien hallinnointi ja hyödyntäminen
•    avustaja, roolitus- ja yleisöluetteloiden ylläpitäminen
•    työnhakuprosessit ja rekrytointi
•    työntekijöiden hallinnointi, urakehityksen tukeminen ja etuudet

Lakisääteiset velvollisuudet:

•    työnantajanvelvoitteet,
•    kirjanpitovelvoitteet,
•    asiakkaan tuntemista koskevat velvoitteet,
•    raportointivelvollisuudet,
•    riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen ja
•    tietoturvan varmistaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla:

• Sopimus: Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen mukaisten velvoitteiden toteuttamiseksi.
• Oikeutettu etu: Käsittely perustuu oikeutettuun etuun, joka ei syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia.
• Suostumus: Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
• Laki: Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman tahon välinen sopimussuhde sekä yhtiön oikeutetut edut;  suoramarkkinointi ja sisäiset toiminnot sekä niiden hallinnointi. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin ja suostumukseen. Rekisteröidyltä pyydetään suostumusta erityisten henkilötietojen käsittelyyn ja automaattiseen päätöksentekoon, jolla on merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn sekä rekrytointitietojen käsittelyyn henkilöiden osalta tulevien rekrytointitarpeiden osalta.

4.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet:

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa todettujen käyttötarkoitusten kannalta sekä Yhtiön toiminnan mahdollistamiseksi.

Rekisteröidyistä voidaan käsitellään seuraavia tietoja:

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Nimi, yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite).
• Työntekijöitä koskevat tiedot, kuten työhistoria, palkkatiedot ja työsuhdetta koskevat tiedot.
• Yhteistyökumppaneita koskevat tiedot, kuten yrityksen nimi ja yhteystiedot.
• Asiakkaita koskevat tiedot, kuten tilaustiedot, maksutiedot ja asiakaspalveluviestit.
• Mahdollisesti muut tarvittavat tiedot, jotka liittyvät käsittelyn tarkoitukseen.

Tarkemmat, mahdollisesti kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot henkilöryhmittäin: 

Työntekijä

Työsuhteeseen, työnantajavelvoitteiden ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen liittyvät tiedot (nimi, osoite, sotu, yhteystiedot), palkanmaksu- ja etuustiedot, työterveystiedot, immateriaalioikeuksien luovuttamiseen liittyvät tiedot

Työnhakija

Ikä, syntymäaika, sukupuoli, kielitaito, työkokemus ja koulutus (CV, työhakemus ja työtodistukset), tiedot ajokortista

Esiintyjärooliin hakeva henkilö

Pituus, paino, hiusten väri ja pituus, silmien väri, vaate ja kengänkoko, kasvokuva, ulkonäköön liittyvät erityispiirteet, kokovartalokuva

Tuotantoihin osallistuva avustaja

Yhteystiedot, henkilötiedot, mikäli avustaja esiintyy tuotannossa, myös ulkonäköön liittyvät tiedot (kts. esiintyjäroolin tietosisältö), tieto immateriaalioikeuksien luovutuksesta.

Tuotannon yleisö    

Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tiedot yleisöksi osallistumisesta.

Asiakas ja alihankkijat

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema edustetussa yhtiössä, alihankkijarekisterissä tieto immateriaalioikeuksien luovuttamisesta.

Asiakassopimussuhteeseen liittyvät tiedot    

Asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot (asiakkaat,  kumppanit)

Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot

Rekisteröidyn ja Yhtiön väliset yhteydenotot, osallistumistiedot

Markkinointikampanjat    

Kilpailun tai markkinointikampanjan yhteydessä annetut tiedot, tieto kampanjaan osallistumisesta

Markkina –ja mielipidemittaukset     

Markkinointi -ja mielipidemittauksen yhteydessä annetutut tiedot, kuvat ja videot sekä tieto markkina- tai mielipidemittaukseen osallistumisesta

Reaktiotiedot     

Yhtiön verkkosivuilla ja sosiaalisen median kanavissa julkaistut kommentit, kuvat, videot ja  reaktiot

Tekniset tunnistamistiedot    

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Yhtiön palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana, markkinoinnin yhteydessä tai verkkosivujen lomakkeiden kautta. Rekisteröity on voinut antaa Yhtiölle tietoja myös esimerkiksi verkkosivujen käytön yhteydessä, tilaamalla sähköisen uutiskirjeen tai lähettämällä työ-, esiintyjä-, tai avustajahakemuksen tai ilmoittautumalla yleisöksi yhtiön ohjelmaan.
Yhtiö käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi Yhtiön rekistereihin.
Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten kaupparekisteristä ja kaupallisista päättäjätietorekistereistä.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista kyseisen käsittelyn tarkoituksen kannalta tai sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi. Säilytysaika voi vaihdella eri tietotyypeille. Henkilötietojen säilytyksestä noudatetaan seuraavia periaatteita:

Työntekijät

Työntekijöitä koskevat tiedot säilytetään työsuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen sovellettavan työlainsäädännön ja kirjanpitolain mukaisesti.

Tuotantoihin osallistuvat henkilöt

Tuotantoihin osallistuvien henkilöiden tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kun sen katsotaan olevan tarpeellista immateriaalioikeuksien hyödyntämistä ja oikeuksien puolustamista varten.

Yhteistyökumppanit

Yhteistyökumppaneita koskevat tiedot säilytetään niin kauan kuin yhteistyösuhde on voimassa ja sen päättymisen jälkeen tarvittavan ajan liiketoimintaan liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakkaat

Asiakkaita koskevat tiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen päättymisen jälkeen tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvoitteemme.

Markkinointi

Markkinointiin liittyviä henkilötietoja koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti yhden (1) vuoden ajan.

Tuotannon yleisö    

Tietoja säilytetään 24 kuukauden ajan. Yhtiö voi  hyödyntää tietoja säilytysajan puitteissa kutsumalla henkilön yleisöksi tai esiintyjäksi muihin tuotantoihin.

Tuotekehityksen ja myynnin roolitukseen osallistuvat tai myyntimateriaalissa esiintyvät henkilöt    

Tietoja säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Yhtiö voi hyödyntää tietoja säilytysajan puitteissa kutsumalla henkilön yleisöksi tai esiintyjäksi muihin tuotantoihin.

Työnhakija – Avoin työhakemus

Hakemustietoja säilytetään 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta.

Työnhakija – Yhtiön ilmoittama avoin työtehtävä    

Hakemustietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan sekä kohtuullinen aika prosessin jälkeen. Mikäli työnhakija antaa oikeuden käyttää hakemustietoja muihin vastaaviin työtehtäviin, Yhtiö säilyttää hakemustietoja 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei Yhtiötä velvoittava lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Yhtiö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavia tahoja:

•    Taloushallinnon palveluntarjoajat
•    IT-palveluntarjoajat
•    LakitoimistoLisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa:
•    Veroviranomaisille
•    Vakuutusyhtiölle
•    Yhteistyökumppaneille
•    Konserniyhtiöille
•    Yhtiön asiakkaille (mm. TV-kanaville ja levittäjille).

Yhtiöltä voi pyytää tarkempia tietoja vastaanottajista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin.

Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Lisäksi Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidylle asianmukaisesti tarvittaessa.  

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, ellei laki sitä edellytä tai siirto ole tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolisiin maihin, Yritys varmistaa, että asianmukaiset GDPR:n mukaiset suojatoimet ovat käytössä tietojen suojaamiseksi.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

​Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Sopimukset, ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa säilytystiloissa, joihin pääsy on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja/tai työsopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä henkilöillä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Näihin oikeuksiin kuuluu muun muassa oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa, oikeus korjata virheelliset tiedot, oikeus poistaa tietoja sekä oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaisesti käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti tai muutoin kirjallisesti yllä mainituilla yhteystiedoilla. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyynnöt. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.  

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.

 12. Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä edellä mainitun sähköpostin kautta.

Tämä Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 5.7.2023